Warum bekomme ich das, obwohl das Gesetz für mich nicht gilt?
Weil Ihr Kunde muss. Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten unterliegen dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz und müssen die Risiken bei ihren unmittelbaren Lieferanten prüfen. Zu diesen Lieferanten gehören Sie. Diese Pflicht reicht der Konzern über drei Wege an Sie weiter: die Selbstauskunft, die Zertifikatsanfrage und die Vertragsklausel. Sie selbst brauchen keine 1.000 Mitarbeiter dafür, es genügt, dass Ihr Kunde sie hat.
Wichtig zur Einordnung, weil im Markt viel Verwirrung herrscht: Die Pflicht, einen Jahresbericht beim BAFA einzureichen, ist entfallen. Die Sorgfalts- und Dokumentationspflichten der verpflichteten Unternehmen bestehen weiter, und damit auch der Druck, den sie an ihre Zulieferer weitergeben. Mehr dazu im Beitrag zur aktuellen Rechtslage.
Bin ich verpflichtet zu antworten?
Rechtlich nein. Praktisch fast immer ja. Ihr Kunde muss dokumentieren, wie er mit Ihnen als Lieferant umgeht, und er bewertet, was von Ihnen zurückkommt. In vielen Rahmenverträgen ist die Mitwirkung inzwischen ausdrücklich vereinbart. Drei Szenarien sind möglich:
Sie antworten gar nicht oder zu spät. Das verschlechtert Ihre Bewertung beim Kunden. Bei Neuvergaben und Audits zählt genau diese Akte, und im Zweifel bekommt der Wettbewerber mit den sauberen Nachweisen den Zuschlag.
Sie schicken schnell irgendetwas. Der häufigste und tückischste Weg. Unter Zeitdruck entstehen Lücken und Widersprüche: Die Antwort passt nicht zur letzten Runde, das beigelegte Zertifikat ist abgelaufen. Solche Unstimmigkeiten muss Ihr Kunde nachfassen, und aus einem Fragebogen werden drei E-Mail-Runden.
Sie setzen es einmal sauber auf. Ihre Angaben und Belege liegen zentral und aktuell bereit. Die nächste Anfrage beantworten Sie in einem Bruchteil der Zeit, egal von welchem Kunden.
Vier Dinge, die typischerweise auf Ihrem Tisch landen
Selten kommt nur ein Dokument, und fast nie in demselben Format wie beim letzten Kunden.
Die Selbstauskunft ist ein Fragebogen mit meist 30 bis 50 Fragen zu Menschenrechten, Arbeitsbedingungen und Umwelt. Mal als Excel, mal als PDF, mal als Portal-Formular. Jeder Kunde fragt ähnlich, aber nie identisch.
Die Zertifikatsanfrage verlangt aktuelle Nachweise wie ISO 9001, ISO 14001, SA8000 oder Auditberichte. Ein abgelaufenes Zertifikat im Anhang wirft sofort Rückfragen auf und kostet Punkte in der Lieferantenbewertung.
Der Verhaltenskodex (Code of Conduct) kommt zur Unterschrift, oft verbunden mit der Erwartung, dass Sie dieselben Standards von Ihren eigenen Lieferanten einfordern. Damit wandert die Pflicht die Kette weiter nach unten.
Der Portal-Zugang ersetzt zunehmend das Dokument: eine Einladung mit Login zu EcoVadis, IntegrityNext oder SupplierAssurance, mit Frist und Dutzenden Pflichtfeldern. Was Sie im Portal des einen Kunden beantwortet haben, hilft Ihnen im nächsten Portal erst einmal nicht, obwohl es inhaltlich dasselbe war.
So gehen Sie Schritt für Schritt vor
Frist und Absender klären. Wer fragt, bis wann, und in welchem Format? Portale mit Frist zuerst, weil sie sich nicht an Kollegen weiterreichen lassen.
Eine Zuständigkeit festlegen. Der häufigste Zeitfresser ist das Hin und Her zwischen Vertrieb, QM und Geschäftsführung. Legen Sie fest, wer den Bogen verantwortet.
Ihre Kernangaben einmal zusammentragen. Mitarbeiterzahl, Standorte, Zuständigkeiten, Grundsatzerklärung, Beschwerdeverfahren, vorhandene Zertifikate. Diese Angaben wiederholen sich in jedem Fragebogen.
Ehrlich und konkret antworten. Vage Formulierungen wie „wir kümmern uns um Arbeitssicherheit“ fallen auf. Beschreiben Sie, was Sie konkret tun, und belegen Sie es, wo möglich.
Fehlende Nachweise markieren statt aussitzen. Haben Sie ein gefordertes Zertifikat nicht, lässt sich vieles auch über beschriebene Prozesse oder interne Richtlinien belegen. Nachvollziehbar schlägt vollständig.
Alles an einem Ort ablegen. Damit die nächste Runde zum Aktualisieren wird und nicht zum Neuanfang.
Häufige Fehler
Das abgelaufene Zertifikat mitschicken, ohne es zu prüfen. Vorjahresantworten kopieren, ohne sie mit der neuen Frage abzugleichen. Aus Angst vor Konsequenzen mehr behaupten, als sich belegen lässt. Und die Anfrage so lange liegen lassen, bis der Einkauf des Kunden nachhakt. Jeder dieser Fehler kostet Sie Punkte in einer Bewertung, die Sie nie zu Gesicht bekommen.
Und wenn der Kunde ein Portal nutzt?
Bei EcoVadis, IntegrityNext oder einem SAQ im Kundenportal hilft kein Export und kein Copy-Paste. Sie tippen Feld für Feld ab, was Sie längst einmal beantwortet haben. Genau hier lohnt es sich, die Antworten aus früheren Runden strukturiert vorzuhalten, damit Sie beim nächsten Portal nicht bei null anfangen. Die Fragen der Portale überschneiden sich inhaltlich stark, auch wenn die Oberfläche jedes Mal anders aussieht und die SAQ-Version wechselt.
Aus der Pflicht ein Argument machen
Die meisten Zulieferer behandeln solche Anfragen als Störung. Die klügeren drehen es um: Wer Nachweise schneller und vollständiger liefert als der Wettbewerb, wird beim Einkauf des Großkunden zum bevorzugten Partner. In Ausschreibungen ist eine saubere Compliance-Akte längst ein Kriterium. Der Aufwand fällt ohnehin an, die Frage ist nur, ob er jedes Jahr neu entsteht oder einmal.
Nächster Schritt
Wenn Sie regelmäßig LkSG-Fragebögen erhalten, lohnt es sich, die Antworten einmal sauber aufzusetzen, statt sie jedes Jahr neu zusammenzusuchen. Wie Liefertreu eingehende Fragebögen aus Ihren hinterlegten Angaben beantwortet, Portale per Browser-Plugin unterstützt und Ihre eigenen Zertifikate überwacht, sehen Sie auf der Seite für Zulieferer. Die Kosten stehen offen auf der Preisseite.
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