Lieferantenselbstauskunft Qualität (ISO 9001:2026)
34 Fragen in 7 Themenblöcken · Stand September 2026
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Kostenlos, ohne E-Mail-Adresse. Lizenz: CC BY 4.0, Sie dürfen die Vorlage frei nutzen, anpassen und weitergeben, solange Sie Liefertreu als Quelle nennen.
Was ist eine Lieferantenselbstauskunft?
Eine Lieferantenselbstauskunft ist ein Fragebogen, mit dem ein Unternehmen von seinen Lieferanten Informationen über Organisation, Prozesse und Nachweise einholt. Der Lieferant beantwortet die Fragen selbst und bestätigt, dass seine Angaben nach bestem Wissen korrekt sind.
Der Vorteil gegenüber einem Lieferantenaudit vor Ort: Die Selbstauskunft kostet beide Seiten wenig Zeit und lässt sich für viele Lieferanten gleichzeitig durchführen. Sie ersetzt kein Audit bei kritischen Lieferanten, ist aber der übliche erste Schritt, um herauszufinden, bei wem sich ein genauerer Blick lohnt.
Im Einkauf und Qualitätsmanagement heißt dieselbe Sache oft auch Lieferantenfragebogen, Lieferanten-Selbstbewertung oder Supplier Self-Assessment.
Wann Sie eine Lieferantenselbstauskunft brauchen
Bei der Erstqualifizierung. Bevor ein neuer Lieferant freigegeben wird, wollen Sie wissen, ob er zuverlässig liefern kann: Hat er ein funktionierendes QM-System, prüft er seine Ware, ist er wirtschaftlich stabil?
Bei der regelmäßigen Lieferantenbewertung. Wer nach ISO 9001 zertifiziert ist, muss Kriterien für die Beurteilung, Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter festlegen und anwenden. Eine jährliche Selbstauskunft ist dafür der gängige Weg. Welche weiteren Gründe es für eine Lieferantenprüfung gibt, von LkSG bis NIS2, lesen Sie auf unserer Seite für Einkauf und QM.
Vor dem Zertifizierungsaudit. Auditoren wollen sehen, dass Sie Ihre Lieferanten nachvollziehbar bewerten. Eine ausgefüllte, datierte Selbstauskunft pro Lieferant ist dafür ein belastbarer Nachweis.
Wenn sich etwas ändert. Neuer Standort, neuer Eigentümer, gehäufte Reklamationen: Das sind typische Anlässe, eine Selbstauskunft außerhalb des normalen Rhythmus anzufordern.
Was sich mit ISO 9001:2026 ändert
Die ISO hat die ISO 9001:2026 am 16. September veröffentlicht. Sie ersetzt die Ausgabe von 2015 einschließlich der Klimawandel-Ergänzung aus dem Jahr 2024. Für bestehende Zertifikate gibt es eine Übergangsfrist: Die internationalen Akkreditierungsvorgaben setzen sie auf drei Jahre fest, Zertifikate nach ISO 9001:2015 verlieren nach dem 30. September 2029 ihre Gültigkeit. Ihre Lieferanten können also noch eine ganze Weile gültige Zertifikate nach beiden Ausgaben vorlegen.
Die neue Ausgabe behält die bisherige Grundstruktur bei, bringt aber redaktionelle Verbesserungen, verschobene Schwerpunkte und neue Aspekte wie Qualitätskultur und ethisches Verhalten. Für die Lieferantenbewertung sind vor allem zwei Punkte relevant, die in der Vorlage bereits berücksichtigt sind:
Qualitätskultur. Die neue Fassung legt mehr Gewicht darauf, dass Qualität im Unternehmen gelebt wird und nicht nur auf dem Papier steht. Die Vorlage fragt deshalb nicht nur, ob ein QM-System existiert, sondern auch, wie Mitarbeitende eingebunden werden.
Kommunikation in Notfällen. Lieferengpässe, Produktionsausfälle, Qualitätsprobleme: Die Vorlage fragt, ob Ihr Lieferant festgelegt hat, wie und wie schnell er Sie in solchen Fällen informiert.
Die meisten Vorlagen, die Sie aktuell im Netz finden, stammen noch aus der Zeit vor der Revision. Das ist kein Drama, weil der Kern gleich bleibt. Wenn Sie Ihre Lieferantenbewertung aber ohnehin überarbeiten, lohnt es sich, gleich auf den neuen Stand zu gehen. Einen guten Überblick über alle Änderungen der Norm geben die Zertifizierer, etwa SGS oder DNV.
So ist die Vorlage aufgebaut
Die 34 Fragen sind in sieben Blöcke gegliedert. Die Reihenfolge folgt dem, was ein Einkäufer bei einem neuen Lieferanten typischerweise zuerst wissen will.
1. Stammdaten. Firma, Standorte, Ansprechpartner, Mitarbeiterzahl, Branche. Klingt banal, spart aber später die Suche nach dem richtigen Kontakt, wenn es brennt.
2. Wirtschaftliche Stabilität. Läuft ein Insolvenzverfahren, wie ist die Eigentümerstruktur? Ein Lieferant mit perfektem QM-System hilft Ihnen nichts, wenn er nächstes Jahr nicht mehr existiert.
3. QM-System. Gibt es ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem, ist es zertifiziert, wer ist verantwortlich, wie werden Mitarbeitende eingebunden?
4. Produktion und Prüfung. Wie wird die Qualität im Prozess und vor der Auslieferung geprüft? Sind die Produkte rückverfolgbar?
5. Eigene Lieferanten. Wie wählt und bewertet Ihr Lieferant seine Vorlieferanten? Qualitätsprobleme entstehen oft eine Stufe weiter oben in der Kette.
6. Reklamationen und Änderungen. Wie werden Reklamationen bearbeitet, etwa nach der 8D-Methode? Wird fehlerhafte Ware gesperrt? Werden Sie informiert, bevor Material, Prozess oder Standort geändert werden?
7. Nachweise. Upload von Zertifikaten wie ISO 9001, IATF 16949 oder branchenspezifischen Nachweisen sowie die Bestätigung der Richtigkeit der Angaben.
Die vier Fragen, auf die es wirklich ankommt
Nicht jede Frage wiegt gleich. In der Vorlage sind vier Fragen als kritisch markiert, weil ein Nein hier ein ernstes Risiko für Ihre Lieferfähigkeit bedeutet.
Kein laufendes Insolvenzverfahren. Der offensichtlichste Punkt und trotzdem einer, der erschreckend oft erst auffällt, wenn die Lieferung ausbleibt.
Rückverfolgbarkeit. Kann Ihr Lieferant bei einem Fehler nachvollziehen, welche Charge betroffen ist und wohin sie ging? Ohne Rückverfolgbarkeit wird aus einem Teilrückruf schnell ein Komplettrückruf.
Sperrung fehlerhafter Ware. Wird Ware mit Qualitätsmängeln gesperrt und nur mit Ihrer ausdrücklichen Freigabe ausgeliefert? Wenn nicht, landet das Problem in Ihrer Produktion.
Änderungsmitteilung vor der Umsetzung. Informiert Ihr Lieferant Sie, bevor er Material, Prozess, Unterlieferant oder Standort ändert? Unangekündigte Änderungen gehören zu den häufigsten Ursachen für Qualitätsprobleme, die niemand kommen sah.
Bei diesen vier Fragen sollten Sie ein Nein nicht einfach in einer Punktzahl verschwinden lassen, sondern immer nachfassen.
Warum ein fehlendes Zertifikat kein Ausschlussgrund ist
Viele Lieferantenfragebögen behandeln die ISO-9001-Zertifizierung wie ein K.O.-Kriterium. Das ist aus zwei Gründen ein Fehler.
Erstens sortieren Sie damit genau die kleinen, spezialisierten Lieferanten aus, die oft besonders zuverlässig arbeiten, sich eine Zertifizierung aber schlicht nicht leisten. Zweitens sagt ein Zertifikat zwar, dass ein System existiert, aber nicht, ob es im Alltag funktioniert.
Die Vorlage fragt deshalb bei jedem Thema, ob die Abläufe tatsächlich geregelt sind, nicht nur, ob ein Zertifikat vorliegt. Ein Lieferant ohne Zertifikat, der Rückverfolgbarkeit, Sperrung und Änderungsmitteilung sauber geregelt hat, kann besser abschneiden als einer mit Zertifikat, bei dem genau das hakt.
In fünf Schritten zur ausgewerteten Selbstauskunft
1. Vorlage anpassen. Streichen Sie Fragen, die für Ihre Branche nicht passen, und ergänzen Sie, was Ihnen fehlt, etwa branchenspezifische Zertifikate wie IATF 16949 für Automotive oder ISO 13485 für Medizintechnik. Halten Sie den Fragebogen trotzdem kurz: Jede zusätzliche Frage senkt die Rücklaufquote.
2. Bewertungsmaßstab vorher festlegen. Entscheiden Sie, bevor die Antworten kommen, welche Antworten für Sie akzeptabel sind, welche Nachfragen auslösen und welche ein Ausschlussgrund sind. Wer erst beim Lesen entscheidet, bewertet Lieferanten uneinheitlich, und genau das fällt im Audit auf.
3. Versenden mit klarer Frist. Zwei bis drei Wochen sind üblich. Schreiben Sie dazu, wofür Sie die Angaben brauchen. Lieferanten antworten deutlich bereitwilliger, wenn sie verstehen, dass es um die Zusammenarbeit geht und nicht um Kontrolle.
4. Nachfassen. Rechnen Sie damit, dass ein Teil der Lieferanten erst nach einer oder zwei Erinnerungen antwortet. Eine Erinnerung nach sieben und eine nach vierzehn Tagen hat sich bewährt.
5. Auswerten und dokumentieren. Ordnen Sie jeden Lieferanten einer Risikoklasse zu, halten Sie fest, wann Sie was bewertet haben, und legen Sie fest, wann die nächste Selbstauskunft fällig ist. Die Dokumentation ist der Teil, den Ihr Auditor sehen will.
Wie viel Zeit diese fünf Schritte bei Ihrer Lieferantenzahl insgesamt kosten, rechnet unser Aufwandsrechner durch.
Häufige Fehler bei Lieferantenfragebögen
Zu lang. Ein Fragebogen mit 120 Fragen wird entweder nicht beantwortet oder lieblos durchgeklickt. Die Vorlage bleibt mit 34 Fragen bewusst kompakt.
Nur Ja/Nein-Fragen. „Haben Sie ein Reklamationsmanagement?“ beantwortet jeder mit Ja. Aussagekräftiger ist die Frage, wie Reklamationen bearbeitet werden und in welcher Zeit.
Zertifikate ohne Ablaufdatum. Das Zertifikat im Anhang war beim Versand gültig. Ob es das in acht Monaten noch ist, weiß niemand, wenn das Ablaufdatum nicht notiert und überwacht wird. Mit der Umstellung auf ISO 9001:2026 kommt jetzt noch die Frage dazu, nach welcher Ausgabe ein Zertifikat ausgestellt ist.
Antworten landen im Postfach. Die ausgefüllten Fragebögen liegen verstreut in E-Mails, und beim nächsten Audit beginnt die Suche. Legen Sie von Anfang an fest, wo die Antworten abgelegt werden.
Einmal und nie wieder. Eine Selbstauskunft von 2022 sagt wenig über einen Lieferanten im Jahr 2026. Planen Sie die Wiederholung von Anfang an ein.
Excel oder Software: Was passt zu Ihnen?
Ehrlich gesagt: Für zehn Lieferanten reicht die Excel-Vorlage völlig. Sie verschicken die Datei, sammeln die Antworten ein und pflegen eine Übersicht mit Datum und Ergebnis.
Mühsam wird es ab etwa 25 Lieferanten. Dann verbringen Sie mehr Zeit mit Nachfassen, Zusammenkopieren und Ablaufdaten-Pflege als mit der eigentlichen Bewertung. Genau dafür haben wir Liefertreu gebaut: Dieselbe Vorlage ist dort bereits enthalten, Ihre Lieferanten füllen sie per Link im Browser aus, Erinnerungen gehen automatisch raus, die KI markiert auffällige Antworten, und Zertifikate werden mit Ablauf-Alerts überwacht, inklusive Prüfung der Normversion. Ab 49 € im Monat, ohne Einrichtungsprojekt.
Neben der Qualitätsvorlage enthält Liefertreu fertige Fragebögen zu LkSG, Umweltmanagement, Arbeitsschutz, Datenschutz für Dienstleister und Informationssicherheit.
Häufige Fragen
Ja. Die Vorlage steht unter der Lizenz CC BY 4.0. Sie dürfen sie kostenlos nutzen, anpassen, an Lieferanten verschicken und auch weitergeben, etwa an Kunden oder Kollegen. Einzige Bedingung ist, dass Sie Liefertreu als Quelle nennen, zum Beispiel mit einem Hinweis im Fußbereich der Datei.
Teilweise. Die Blöcke zu Stammdaten, wirtschaftlicher Stabilität, QM-System und Reklamationen passen auch für Dienstleister, die Fragen zu Produktion und Rückverfolgbarkeit eher nicht. Wenn Ihr Dienstleister personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, ist zusätzlich eine Datenschutz-Selbstauskunft sinnvoll, denn nach Art. 28 DSGVO dürfen Sie nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für den Datenschutz bieten.
Nein. Die ISO 9001 verlangt von Ihnen, dass Sie Ihre Lieferanten nach festgelegten Kriterien bewerten, nicht, dass diese selbst zertifiziert sind. Ob Sie eine Zertifizierung verlangen, entscheiden Sie. Für viele Lieferanten ist ein nachweislich funktionierender Prozess aussagekräftiger als ein Zertifikat.
Üblich ist ein jährlicher Rhythmus, bei unkritischen Lieferanten reichen auch zwei bis drei Jahre. Zusätzlich lohnt sich eine neue Selbstauskunft bei besonderen Anlässen wie Standortwechsel, Eigentümerwechsel oder gehäuften Reklamationen.
Ja. Die Vorlage fragt nach Abläufen und Nachweisen, nicht nach einer bestimmten Normausgabe. Zertifikate nach der Ausgabe 2015 bleiben bis Ende September 2029 gültig. Achten Sie bei Lieferanten mit älteren Zertifikaten aber darauf, ob die Umstellung rechtzeitig geplant ist.
Nein. Die Selbstauskunft ist eine Eigenerklärung des Lieferanten. Bei kritischen Lieferanten oder auffälligen Antworten sollten Sie zusätzlich ein Audit vor Ort oder einen genaueren Nachweis verlangen. Die Selbstauskunft hilft Ihnen zu entscheiden, bei wem sich dieser Aufwand lohnt.
Nur wenn Sie unter das Lieferkettengesetz fallen oder Ihre Kunden entsprechende Nachweise verlangen. Ob das bei Ihnen der Fall ist, klärt unser LkSG-Selbsttest in fünf Fragen. Den aktuellen Stand der Gesetzgebung finden Sie unter LkSG aktueller Stand 2026.
Derzeit nur auf Deutsch. In Liefertreu werden Antworten Ihrer Lieferanten automatisch übersetzt, wenn diese auf Englisch antworten.
Direkt an uns über das Kontaktformular. Rückmeldungen aus der Praxis fließen in die nächste Version der Vorlage ein.